São inúmeros os desafios diários de um gerente de compras hospitalares, especialmente quando se trata de lidar com os entraves burocráticos inerentes ao setor que vão desde o cumprimento rigoroso das normas regulatórias, a necessidade de aprovação interna de orçamentos e a responsabilidade de manter um fluxo constante de suprimentos para que o atendimento da instituição aconteça ininterrupto. Nesse sentido, o profissional precisa manter um equilíbrio cuidadoso entre agilidade e conformidade.
A complexidade das regulamentações que regem os produtos e serviços adquiridos para hospitais está entre as dificuldades da rotina de um gerente de compras hospitalares. Desde medicamentos e equipamentos médicos até itens de uso diário, cada aquisição deve atender a padrões rigorosos de segurança e qualidade, além de estar devidamente documentada para fins de auditoria e controle. Embora seja um procedimento que leve um tempo, não pode comprometer a disponibilidade de materiais essenciais.
Além das regulamentações, as compras hospitalares precisam passar por múltiplas aprovações internas para validar os orçamentos. Mesmo sabendo que se trata de um importante processo para o controle financeiro da instituição, dependendo de como acontece, pode atrasar as novas aquisições, especialmente em situações de urgência como ocorreram durante a pandemia de Covid-19.
Nesse sentido, uma boa gestão de estoque se faz necessária para que ele não chegue a níveis perigosos e para tanto, é fundamental que o gerente adote práticas de planejamento estratégico.
Eficiência no gerenciamento dos insumos é primordial
A eficiência do gerenciamento de insumos médicos é um pilar fundamental para o bom funcionamento de um hospital, portanto, adotar estratégias e planejamento de compras é o primeiro passo para garantir que todo o processo aconteça de maneira eficaz e eficiente.
Por meio de um monitoramento preciso das necessidades e do consumo histórico, é possível antecipar demandas e programar reposições no momento certo, mesmo tendo de enfrentar todas as etapas burocráticas que a medida exige.
Para tanto, é essencial que se tenha um acompanhamento das entradas e saídas dos suprimentos hospitalares do estoque. Desta forma, fica mais fácil de entender a rotatividade dos itens, identificando aqueles que necessitam de novas aquisições com mais frequência.
Embora estejamos falando de itens que são essenciais para salvar vidas, não significa que as compras hospitalares devem ser feitas sem análise das despesas, afinal, existe uma instituição por trás dos atendimentos e uma saúde financeira para ser administrada. Por isso, organizar os gastos mensais, extratos, receitas e demais custos para que tenha uma noção do fluxo de caixa, retorno, falhas e gastos extras, é um excelente ponto de partida.
Com esse controle do estoque é possível gerenciar os desperdícios que afetam consideravelmente a parte financeira do hospital.
Além disso, é fundamental que o gerente de compras mantenha uma comunicação constante com todas as áreas do hospital, assegurando que as necessidades sejam atendidas de forma proativa e eficiente. Uma gestão de compras bem estruturada não apenas minimiza os impactos da burocracia, mas também contribui diretamente para a continuidade do atendimento, reforçando a missão do hospital de cuidar da saúde e do bem-estar dos pacientes.
Use a tecnologia a favor
Entre as soluções para otimizar esses processos está a implementação de sistemas automatizados de gestão de estoque e compras. Ferramentas digitais oferecem uma excelente visibilidade sobre o consumo de materiais, além de ajudar a prever demandas e agilizar todo o processo de solicitação e aprovação.
Sem contar que a construção sólida com fornecedores confiáveis é essencial. Contar com parceiros que oferecem não apenas agilidade na entrega, mas também suporte técnico, pode fazer a diferença para enfrentar situações emergenciais, essencialmente quando falamos em segurança e qualidade, uma vez que medicamentos e materiais médicos cumprem rigorosas normas, portanto, os parceiros precisam garantir essa conformidade.
Para tanto, é sempre bom checar a qualidade e procedência dos materiais a serem adquiridos, especialmente se possuem registros junto aos órgãos reguladores responsáveis pela fiscalização.
A importância de ter bons fornecedores
A seleção de contratação de fornecedores é fundamental para a segurança das instituições. No ambiente hospitalar, em que a principal atividade é complexa e lida com a vida humana, esses cuidados precisam ser redobrados para evitar exposições desnecessárias, que possam colocar em risco a imagem do hospital e/ou gerar perdas financeiras.
Segundo a Anaph (Associação Nacional de Hospitais Privados), a qualificação dos fornecedores é uma das ações estratégicas mais importantes das organizações. Afinal, eles influenciam diretamente na rotina, nos resultados e na qualidade de entrega de uma instituição. Nesse sentido, é essencial que estejam bem alinhados aos objetivos do hospital.
A associação preparou uma cartilha com os principais critérios que devem ser levados em consideração na hora de contratar fornecedores para compras hospitalares.
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A Nutrii, empresa que fornece soluções nutricionais em prol da saúde, bem-estar e recuperação de pacientes, tem o compromisso de prestar o melhor atendimento para garantir que todos os itens adquiridos sejam entregues dentro do prazo determinado, assegurando a continuidade dos atendimentos e dos tratamentos das pessoas que são assistidas nos hospitais.
Há mais de 15 anos no mercado, a Nutrii, além de oferecer uma compra segura e entrega ágil, se preocupa em prestar um serviço diferenciado de pós-venda para tirar qualquer dúvida dos clientes, através de uma equipe de nutricionistas especialistas que é altamente capacitada para atender de maneira personalizada.
